EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN LA PROPIEDAD HORIZONTAL
La propiedad horizontal está definida en el artículo 669 del Código Civil, y se refiere al derecho que tienen los propietarios de ciertos bienes e inmuebles ubicados en uno o más pisos de una edificación.
Los edificios, conjuntos residenciales o de uso comercial o mixto, son personas jurídicas sometidas al régimen de propiedad horizontal y a las demás regulaciones que establezca la ley, entre estas regulaciones se encuentran sometidos a dar cumplimiento a la ley de Tratamiento de datos personales, también conocida como la Ley 1581 de 2012.
Cuando dichas personas jurídicas recolectan o usan datos personales ya sea de sus empleados, propietarios, visitantes o cualquier otra persona, son responsables de esos datos y del tratamiento de estos, sea por que lo hacen ellos directamente o porque se lo encargan a un tercero, los cuales como encargados del tratamiento deben cumplir los mandatos legales sobre este tema.
Para poder llevar a cabo la recolección de datos personales es necesaria la autorización previa por parte del Titular de los datos, autorización que debe ser expresa, y para el fin que se establezca tal como dispone el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012: “sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior” y el artículo 17 establece como deber de los responsables del Tratamiento el de “solicitar y conservar en las condiciones previstas en la ley, copia de la autorización otorgada por el titular”.
La ley de protección de datos personales en su artículo 12 estableció que el responsable del Tratamiento al momento de solicitar la Autorización del Titular “(…) deberá informarla de manera clara y expresa lo siguiente: a. el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. B. el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre datos de menores de edad. C. los derechos que le asisten como Titular. D. la identificación, dirección de residencia o correo electrónico y teléfono del Responsable del Tratamiento. (…) “
Para garantizar que el Tratamiento de Datos Personales se lleve a cabo tal como lo establece la ley, es importante establecer una Política de Tratamiento de Datos Personales y sobre los deberes legales que esto conlleva en caso de se incumplan o no se respeten los lineamientos establecidos. Adicional es importante que en la Política del Tratamiento se establezca también los deberes y obligaciones de los encargados del Tratamiento, teniendo en cuenta que estos encargados cuando son terceros obran en nombre de la propiedad horizontal y es esta quien responde frente a los Titulares y frente a las autoridades por los errores o negligencia de los encargados.
Es importante establecer entonces las políticas de Tratamiento de Datos personales por parte de la propiedad horizontal, en aras de garantizar no solo la autorización para la recolección de datos personales sino también los deberes y obligaciones de los encargados de la recolección y protección de esta información. Estas políticas deberán ser apropiadas, efectivas, demostrables y oportunas y esto se logra llevando a cabo entrenamientos especializados y capacitaciones al equipo o personas encargadas de esta labor.
El cumplimiento de la regulación en materia de datos personales es de gran importancia en las copropiedades pues de no cumplirla la copropiedad puede incurrir en las siguientes sanciones aplicadas por la Superintendencia de Industria y Comercio:
- Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos.
- Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses.
- Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento.
- Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
Si quiere saber más sobre la protección de datos en la propiedad horizontal no dude en contactarnos
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